Yrityksen Kulut Ja Niiden Vähennyskelpoisuus

Yrityksen kulut huomioidaan kirjanpidossa.

Alla avattuna muutamia yrityksen kuluja, jotka usein herättävät kysymyksiä sekä niiden vähennyskelpoisuutta verotuksessa.

Edustus-, neuvottelu-, markkinointi- vai virkistyskulu?

Yrityksen tarjoamat ravintolatarjoilut, liikelahjat ja muut huomionosoitukset voidaan usein katsoa liiketoiminnan kuluiksi. Yrityksen kustantaman huomaavaisuuden laatu ja sen kohde määrittelevät onko kyseessä edustus- neuvottelu-, markkinointi- vai virkistyskulu. Yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin kohdistunut huomaavaisuus on joko edustus- tai markkinointikulua. Ja yrityksen sisälle kohdistunut huomaavaisuus on joko neuvottelu- tai virkistyskulua. Näiden jako on usein hieman tulkinnanvaraista, mutta tässä jaottelun periaatteet pääpiirteittäin.

Yhtiön ulkopuolelle suuntautuvat kulut

Edustuskulut

Edustuskulut kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin. Edustusmenoja ovat näihin tahoihin kohdistuneet vieraanvaraisuudet tai muut huomaavaisuudet. Edustamisen tarkoituksena on solmia uusia asiakassuhteita sekä ylläpitää vanhoja, tai muulla tavoin edistää liiketoimintaa. Edustuskuluista ei saa vähentää arvonlisäveroa. Tuloverotuksessa näistä voidaan vähentää 50%. Edustus ei ole arvonlisävähennyskelpoinen, mutta on 50% vähennyskelpoinen tuloverotuksessa. Edustus voi olla:

  • Asiakastapaaminen
  • Yksittäiset asiakaslahjat
  • Edustusmatkat

Markkinointikulut

Markkinointikulut kohdistuvat myös yrityksen ulkopuolelle, mutta niiden kohderyhmää ei ole rajattu edustuskulujen tapaan. Markkinointikulut kohdistuvat kaikkiin yrityksen olemassa oleviin sekä potentiaalisiin asiakkaisiin. Markkinointikuluksi voidaan katsoa esimerkiksi avoimien asiakastilaisuuksien järjestämiskustannukset tarjoiluineen. Tällöin tilaisuuden tavoitteena on yrityksen tai sen tuotteiden tunnettavuuden parantaminen ja tilaisuuden tulee olla kaikille potentiaalisille asiakkaille avoin. Annetuista lahjoista markkinointikuluksi hyväksytään sellaiset lahjat, jotka on tarkoitettu laajalle kohderyhmälle. Lahjan tulee olla kaikille samanlainen ja sen arvo saa olla enintään 25€. Esimerkiksi kaikille asiakkaille tai asiakasryhmälle annettava joululahja katsotaan markkinointikuluksi. Yksittäisille asiakkaille hankitut yksilölliset lahjat ovat edustuskulua. Markkinointikulut ovat 100% vähennyskelpoisia. Markkinointi on vähennyskelpoinen verotuksessa. Markkinointi voi olla:

  • Avoin asiakastilaisuus
  • Pienet lahjat laajalle kohderyhmälle

Yhtiön sisälle suuntautuvat kulut

Neuvottelukulut

Periaatteessa kaikki menot, jotka aiheutuvat yhtiön sisäisistä palavereista tai yhtiön hallintoelinten kokouksista katsotaan neuvottelukuluiksi. Neuvottelukuluksi katsotaan myös viranomaisten ja eri alojen asiantuntijoiden kanssa käydyt palaverit ja niistä koituneet kulut. Neuvottelukuluista saa vähentää arvonlisäveron ja ne ovat 100% vähennyskelpoisia tuloverotuksessa. Neuvottelu voi olla palaveri, yhtiökokous, tapaaminen kirjanpitäjän kanssa ja se on vähennyskelpoinen verotuksessa.

Virkistyskulut

Henkilökunnan virkistyskulut ovat vähennyskelpoisia, mikäli tilaisuus on avoin kaikille yrityksen/osaston/ yksikön henkilökunnalle ja se järjestetään työnantajan määrittelemänä ajankohtana. Tällaisia ovat esimerkiksi pikkujoulut tai työkykypäivät. Virkistysmenoiksi katsotaan vain yhtiön työntekijöille järjestetystä aktiviteetista koituneet kulut. Näin ollen liikkeen- tai ammatinharjoittajalla ei voi olla virkistysmenoja, ellei hänellä ole palkollisia työntekijöitä. Virkistysmenoja ei myöskään voi olla yhden henkilön osakeyhtiöillä. Virkistyskulut ovat 100% vähennyskelpoisia. Virkistys voi olla pikkujoulut, työkykypäivä palkollisille työntekijöille ja se on vähennyskelpoinen verotuksessa.

Autokulut

Autoista koituvia kuluja käsitellään eri tavalla riippuen yhtiömuodosta, sekä siitä onko auto yrityksen omistuksessa. Alla asiaa avattuna näistä näkökulmista. Yrityksen nimiin vai omiin nimiin?

Toiminimi

Autokulujen kuuluminen kirjanpitoon määräytyy ajomäärän mukaan. Jos kokonaiskilometrimäärästä yli puolet on liiketoimintaan liittyviä ajoja, auto ja autoon liittyvät kulut kirjataan kirjanpitoon ja tilikauden lopussa kuluista vähennetään ajopäiväkirjan mukaan yksityisajojen osuus. Auton kuluja ovat mm. polttoaineet huollot ja lisävarusteet. Jos tilikauden aikana liiketoimintaan liittyvien ajojen osuus on alle puolet kokonaiskilometrimäärästä, ei kuluja kirjata kirjanpitoon. Tällöin yrittäjä saa toimitetun ajopäiväkirjan mukaan kilometrikorvauksen suuruisen vähennyksen tuloverotuksessa.

Osakeyhtiö, Avoin yhtiö, Kommandiittiyhtiö

Omistaja voi laittaa auton yrityksensä nimiin tai omiin nimiinsä riippumatta yksityis- ja yritysajojen suhteesta. Jos auto laitetaan omiin nimiin ja sitä käytetään yritystoiminnan ajoihin, saa auton omistaja yksityisajoista kilometrikorvausta. Nämä kirjataan matkalaskulle, jonka mukaan yritys maksaa kulut auton omistajalle ja ne tulevat kirjanpitoon. Jos auto on yrityksen nimissä ja sitä käytetään myös yksityisajoihin, tulee auton käyttäjälle palkkaan laskettava verotettava autoetu. Kun auto on yrityksen nimissä ja käyttäjällä on autoetu, voidaan kaikki autoon liittyvät menot laittaa yrityksen kuluksi.

Auto ja arvonlisävero

Henkilöautoista ja siihen liittyvistä kuluista saa vähentää arvonlisäveron vain, jos auto on 100% yrityksen käytössä. Jos autoa käytetään yhtään yksityisajoihin, arvonlisäverovähennysoikeus menetetään kokonaan. Poikkeuksena on henkilöauto, joka on hankittu myytäväksi/vuokrattavaksi tai käytettäväksi esimerkiksi taksina. Tällöin arvonlisäveron saa vähentää yrityskäytössä olevilta osin. Huomionarvoista on, että verottaja on erittäin tarkka henkilöauton arvonlisäveron vähennysoikeudesta. Verottaja on jopa vaatinut, että yrittäjällä on oltava toinen auto omia ajoja varten, jotta alv on henkilöautosta voitu vähentää.
Paketti- ja kuorma-autojen kuluista saa arvonlisäverovähennyksen niiltä osin, kun autoa on käytetty arvonlisäverollisessa liiketoiminnassa.

Ajopäiväkirja

Ajopäiväkirjaa pidetään silloin kun autoa käytetään yritystoiminnassa. Ajopäiväkirjan tarkoituksena on eritellä yritystoimintaan liittyvät ajot yksityisajoista. Jos auto on 100% yrityksen käytössä ei ajopäiväkirjaa välttämättä tarvita. Tällöinkin suosittelemme verottajaa varten pitämään ajopäiväkirjaa, erityisesti, jos kyse on henkilöautosta. Ajopäiväkirja tulee toimittaa tekijän allekirjoittamana. Asunnon ja pysyvän työntekopaikan väliset ajot ovat yksityisajoja. Näistä yrittäjä voi tehdä matkakuluvähennyksen henkilökohtaisessa verotuksessaan.

Ajopäiväkirjaan tulee merkitä liiketoiminnan ajojen osalta:

  • matkan alkamis- ja päättymisaika
  • matkan alkamis- ja päättymispaikka
  • tarvittaessa ajoreitti
  • matkan pituus
  • matkan tarkoitus
  • auton käyttäjä

Ajopäiväkirjaan tulee merkitä yksityisajojen osalta:

  • matkamittarin lukema ajon alkaessa ja päättyessä
  • matkan pituus

Matkalaskut, kululaskut ja päivärahat

Työntekijän on tehtävä työmatkasta matkalasku. Kun teet matkalaskun, liitä mukaan matkaan liittyvät maksukuitit. Työmatkasta aiheutuneet matkakulut (esimerkiksi lento- ja junaliput) ja majoituskulut (hotellimaksut) työnantaja voi korvata kuittien mukaan. Työmatkasta voi kuitenkin aiheutua myös sellaisia lisäkustannuksia, joita ei voi selvittää kuittien tai tositteiden avulla. Tällaisia ovat esimerkiksi matkakulut silloin, jos matka tehdään omalla autolla. Työnantaja voi maksaa näistäkin kuluista korvauksia verottomasti, kunhan korvausten perusteena käytetään Verohallinnon päätöksessä vahvistettuja määriä. Työnantaja voi maksaa työmatkan ajalta päivärahaa, jos matkakohde on yli 15 kilometrin päässä joko asunnostasi tai varsinaisesta työpaikastasi. Työmatkan kesto vaikuttaa päivärahan suuruuteen. Päiväraha on korvausta tavallista suuremmista ruokailukuluista. Jos työmatkaan sisältyy ilmainen tai työnantajan kustantama ruokailu (kokopäiväraha/kaksi ateriaa, osapäiväraha/yksi ateria), päiväraha on puolet edellä mainituista määristä. Toiminimen on mahdollista saada verotuksessa työmatkoista lisävähennystä päivärahojen ja kilometrikorvausten muodossa. Nämä ilmoitetaan veroilmoituksella ja näin ne vähentävät verotettavaa tuloa. Niitä ei makseta suoraan yrittäjälle kuten työntekijälle, vaan ne huomioidaan yrityksen veroilmoituksella. Jotta päivärahat ja kilometrikorvaukset voidaan ottaa huomioon veroilmoitusta tehdessä, tulee ne toimittaa Tilitoimistoon välittömästi vuoden päätyttyä, ennen veroilmoituksen tekemistä.

Työvaatteet

Työvaatteiden verovähennysoikeus riippuu toimialasta ja toiminnasta. Rajanveto on usein kuitenkin hankalaa, sillä yksityiskohtainen lainsäädäntö puuttuu. Pääsääntönä on, että vaatteet, jotka ovat käytettävissä myös muualla kuin töissä, eivät ole vähennyskelpoisia. Puvut, paidat, mekot ym. ovat vaatteita, joita käytetään yleisesti myös vapaa-ajalla, eivätkä näin ollen ole vähennyskelpoisia. Vastaavasti esimerkiksi haalarit, suoja-asut yms. ovat vain työssä käytettäviä ja siksi vähennyskelpoisia. Työturvallisuuteen liittyvät suoja- ja turvavaatteet ovat vähennyskelpoisia. Vähennyskelpoisia ovat myös työvaatteet, joita käytetään silloin kun työ on erittäin likaista tai vaatteita kuluttavaa. Työvaatekulujen tulee verovuoden aikana olla kohtuulliset. Yrityksen ostamat messuasut, joissa mainostetaan kyseistä yritystä voivat olla tapauskohtaisesti vähennyskelpoisia. Tumma puku ei kuitenkaan ole vähennyskelpoinen missään tilanteessa. Vähennyskelpoisten asujen pesu ja huolto voidaan myös kirjata yrityksen menoihin.